Vianočný balíček pre zamestnancov funguje vtedy, keď je jeho obsah použiteľný pre celý kolektív, keď sa dá vyrobiť v rovnakej kvalite pre všetkých a keď sa stihne rozdať pred odchodom na dovolenku. Väčšina problémov s firemnými balíčkami nevzniká pri výbere darčekov, ale pri počtoch, balení a logistike. Nasledujúci text vychádza z praxe dodávateľov reklamných predmetov a zhŕňa, čo treba rozhodnúť skôr, ako sa objednávka odošle.
Čo do vianočného balíčka pre zamestnancov patrí?
Použiteľný balíček má tri vrstvy. Prvou je konzumná časť, ktorá sa spotrebuje do niekoľkých dní – čokoláda, pralinky, sušienky, med, káva, čaj alebo drobné pečivo. Druhou je predmet s dlhšou životnosťou, teda hrnček, termoska, ponožky, deka, zápisník alebo nôž. Treťou je osobná vrstva: vlastnoručne podpísaná pohľadnica alebo krátky list od vedenia.
Rozdelenie na vrstvy pomáha aj pri rozpočte. Konzumná časť tvorí zvyčajne polovicu hodnoty balíčka, trvalý predmet druhú polovicu a osobná vrstva stojí niekoľko centov. Keď firma potrebuje hodnotu znížiť, vynecháva sa trvalý predmet, nie osobná časť.
Pri zložení obsahu treba zohľadniť tri obmedzenia, ktoré sa v kancelárii ľahko prehliadnu:
- Alkohol. V zmiešaných kolektívoch a vo výrobe s nulovou toleranciou je fľaša problematická. Bezpečnejším riešením je nealkoholický ekvivalent alebo úplné vynechanie.
- Strava a alergény. Orechy, laktóza a lepok vylučujú časť ľudí. Ak firma nechce riešiť výnimky jednotlivo, oplatí sa vybrať sortiment bez orechov a rizikové položky nahradiť neutrálnymi.
- Skladovateľnosť. Čokoláda pri prevoze v aute nad 20 °C mení vzhľad. Trvanlivosť by mala presahovať dátum rozdania minimálne o tri mesiace.
Koľko balíčkov objednať a ako ich rozdeliť?
Počet nie je len počet zamestnancov. Do objednávky patria aj ľudia na materskej a rodičovskej dovolenke, dlhodobo práceneschopní, agentúrni pracovníci, externisti a rezerva na neplánované prípady. Rezerva vo výške 5-8 % z celkového množstva pokryje poškodené balenia, nové nástupy v decembri a balíčky, ktoré si vedenie odloží pre návštevy.
Otázka jednej alebo viacerých úrovní balíčkov je citlivá. Rozdielne balíčky pre výrobu a pre kancelárie sa v kolektíve rozšíria do jedného dňa a poškodia efekt viac ako lacnejší jednotný balíček. Ak firma chce rozlišovať, funkčnejším riešením je jeden identický balíček pre všetkých plus samostatný darček pre jubilantov alebo pre ľudí s dlhou odpracovanou dobou, ktorý má jasné a vysvetliteľné kritérium.
Kedy začať s prípravou?
Reálny časový plán vyzerá takto:
| Obdobie | Čo sa deje |
|---|---|
| September | Rozhodnutie o rozpočte a počtoch, prvý výber obsahu |
| Začiatok októbra | Schválenie vzorky, dodanie podkladov na potlač |
| Október | Výroba potlačených položiek a rezervácia sortimentu |
| Prvá polovica novembra | Kompletovanie a balenie |
| Druhá polovica novembra | Rozvoz na prevádzky |
| Prvý decembrový týždeň | Rozdanie zamestnancom |
Objednávka zadaná v novembri sa dá stihnúť, ale výber sortimentu je v tom čase už podstatne obmedzenejší a personalizované položky často odpadnú. Pri väčších množstvách nad 300 balíčkov je október posledný rozumný termín na zadanie.
Ako riešiť balenie a rozvoz na viac prevádzok?
Balenie rozhoduje o dojme skôr ako obsah. Tri prakticky použiteľné formáty:
- Darčeková taška s rozetou. Najrýchlejšie kompletovanie, najlacnejšie balenie, znesie prenášanie v ruke. Nevhodná na prepravu naskladanú na palete.
- Papierová škatuľa s vekom. Odolná proti stlačeniu, dobre sa stohuje, umožňuje potlač po celej ploche. Kompletovanie je pomalšie.
- Prútený alebo drevený kôš. Reprezentatívny, ale objemný a drahší na prepravu. Skôr pre menšie počty a pre vedenie.
Pri rozvoze na viac prevádzok sa oplatí baliť po prevádzkach už u dodávateľa a každú prepravnú škatuľu označiť menom prevádzky a počtom kusov. Ušetrí to hodiny prekladania na centrálnom sklade. Pri regiónoch s malým počtom ľudí bývajú náklady na kuriéra vyššie ako hodnota samotných balíčkov, preto sa tam častejšie využíva rozvoz obchodnými zástupcami alebo osobné prevzatie.
Sortiment, z ktorého sa takéto balíčky bežne skladajú, je dostupný v kategórii vianočné balíčky a koše, pričom konzumnú vrstvu pokrývajú reklamné sladkosti a trvalú vrstvu najčastejšie firemný textil.
Aké chyby sa opakujú najčastejšie?
Pri firemných vianočných darčekoch pre zamestnancov sa opakuje päť vecí:
1. Príliš veľké logo. Balíček s dominantným logom na každej položke pôsobí ako reklamný materiál, nie ako darček. Logo stačí na balení a na jednej položke.
2. Nepoužiteľný predmet. Sklenená vianočná dekorácia sa v dielni rozbije do januára. Predmet musí zniesť prostredie, v ktorom človek pracuje.
3. Neskoré podklady na potlač. Logo dodané v nízkom rozlíšení alebo bez vektorovej podoby posúva výrobu o dni.
4. Chýbajúca kontrola vzorky. Odtieň potlače na tmavom podklade sa líši od obrazovky. Fyzická vzorka odstráni reklamácie po dodaní celej série.
5. Rozdanie v posledný pracovný deň. Ľudia si balíček musia odniesť domov popri všetkom ostatnom. Skorší termín funguje lepšie.
Ako zmeniť balíček na niečo, čo si ľudia zapamätajú?
Rozdiel medzi bežným a dobrým balíčkom robia detaily, ktoré nič nekomplikujú. Pomenovanie balíčka podľa firmy alebo podľa roka mu dá kontext. Krátky text vysvetľujúci, prečo firma vybrala práve tieto položky, vytvorí príbeh. Regionálny výrobca medu alebo kávy z okolia prevádzky poteší viac ako anonymný sortiment a zároveň sa dá použiť v internej komunikácii. A ak si firma nechá vyrobiť jednu položku na mieru, mala by to byť tá, ktorú človek uvidí každý deň – hrnček, zápisník alebo taška.
Často kladené otázky
Aká je bežná hodnota vianočného balíčka pre zamestnanca?
V slovenských firmách sa najčastejšie pohybuje v rozmedzí, ktoré firma odvodí od počtu ľudí a od celkového rozpočtu. Praktickejšie ako sledovať odporúčanú sumu je určiť si celkový rozpočet a vydeliť ho počtom balíčkov vrátane rezervy. Pri väčších množstvách sa jednotková cena výrazne znižuje.
Majú vianočné balíčky pre zamestnancov daňové dôsledky?
Áno, nepeňažné plnenie zamestnancovi má svoje pravidlá a ich výklad závisí od konkrétnej formy plnenia. Konkrétne posúdenie patrí účtovníkovi alebo daňovému poradcovi firmy, nie dodávateľovi darčekov.
Je lepší jednotný balíček pre všetkých alebo rozdelenie podľa pozície?
Jednotný balíček je pre atmosféru v kolektíve bezpečnejší. Ak firma chce rozlišovať, malo by ísť o samostatný darček s jasným kritériom, napríklad pri pracovných jubileách.
Dá sa balíček pripraviť aj pre zamestnancov na materskej dovolenke?
Áno a odporúča sa to. Balíček sa v tomto prípade posiela poštou alebo kuriérom na domácu adresu, preto potrebuje odolnejšie balenie a obsah bez rýchlo sa kaziacich položiek.
Kedy je najneskorší termín na objednávku?
Pri balíčkoch s personalizovanou potlačou je to október. Pri zložení z bežne dostupného sortimentu bez potlače sa dá stihnúť aj november, s tým, že výber je už zúžený a niektoré položky nemusia byť dostupné.
